Urządzenia fiskalne, pytania i odpowiedzi

Kto zobowiązany jest do posiadania kas rejestrujących?
Zwrot za zakup kasy fiskalnej – dla kogo?
Jakie obowiązki ciążą na właścicielach kas rejestrujących?
Do kogo należy obowiązek pamiętania o przeglądach okresowych i czy za ich nie wykonywania grozi jakaś kara?
Jakie kroki należy podjąć w przypadku zgubienia książki serwisowej kasy rejestrującej?
Awaria kasy, co ze sprzedażą i jak się od tego ustrzec?
Co zrobić z błędnie wystawionym paragonem?
Kiedy należy wykonać raport dobowy fiskalny?
Kiedy należy wykonywać raport miesięczny?
Zmiana serwisu kas rejestrujących, jak tego dokonać?
Likwidacja (odczyt pamięci fiskalnej) z kasy rejestrującej.

Kto zobowiązany jest do posiadania kas rejestrujących?

Podatnik kontynuujący działalność, którego limit obrotów z tytułu dokonywanej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych przekroczył 20.000 zł, jak również podatników rozpoczynających sprzedaż w trakcie roku podatkowego, przekraczających limit obliczany proporcjonalnie do okresu wykonywania działalności z kwoty 20.000 zł. Niezależnie od obrotów obowiązkiem rejestracji sprzedaży na kasach, drukarkach fiskalnych objęci są:

dostawcy:

  • gazu płynnego,

  • części do silników,

  • silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów,

  • nadwozi do pojazdów silnikowych,

  • przyczep i naczep: kontenerów,

  • części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego,

  • części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych,

  • silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach,

  • sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten,

  • sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego,

  • wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku,

  • wszystkich nośników danych cyfrowych i analogowych (zapisanych i niezapisanych).

  • wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,

  • wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyjątkiem towarów, dostarczanych na pokładach samolotów,

  • perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyjątkiem towarów, dostarczanych na pokładach samolotów;

oraz świadczący usługi:

  • przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji,

  • przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami.

  • naprawy pojazdów samochodowych, motocykli, motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),

  • w zakresie wymiany opon lub kół,

  • w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,

  • w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,

  • prawne (w tym w zakresie doradztwa podatkowego), z wyjątkiem usług notariuszy w zakresie objętym wpisem do repertorium A i P,

  • fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,

  • gastronomiczne przez stacjonarne placówki (także sezonowe), kateringu

Zwrot za zakup kasy fiskalnej – dla kogo?

Zgodnie z aktualnym rozporządzeniem Ministra Finansów, każdemu nowemu podatnikowi który spełni wszystkie obowiązki przysługuje zwrot 90% wartości urządzenia fiskalnego, ale nie więcej niż 700 zł netto. Oznacza to, że osoby które nabywają dodatkowe urządzenia fiskalne celem rozszerzenia działalności, bądź wymiany starych posiadanych już urządzeń, nie mogą starać się o zwrot.

Kroki jakie należy poczynić by uzyskać zwrot to:

  1. złożenie do US zawiadomienia o ilości i miejscu instalowania urządzeń fiskalnych
  2. zakupienie kasy/drukarki fiskalnej (za urządzenie należy zapłacić w całości)
  3. zafiskalizowanie i rozpoczęcie pracy w odpowiednich terminach (posiadanie dwóch raportów dobowych, pierwszego zerowego tworzonego podczas fiskalizacji, drugi informujący o rozpoczęciu pracy na kasie po pierwszym dniu sprzedaży)
  4. złożenie do US zawiadomienia o instalacji urządzeń fiskalnych w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia fiskalizacji (nasza firma dysponuje własnymi drukami w tym celu)
  5. złożenie wraz z wymaganymi załącznikami wniosku o zwrot

 

Istnieje możliwość staranie się o zwrot za kilka urządzeń fiskalnych, głównym warunkiem uzyskania takiego zwrotu jest również “świeże” rozpoczęcie pracy z urządzeniami fiskalnymi i jednoczesne wspólne zgłoszenie ich oraz zakup.

Należy również pamiętać iż rozpoczynając “przygodę” z urządzeniami fiskalnymi i starając się o zwrot, nie możemy wyrejestrować owych urządzeń przez okres 3 lat, w przeciwnym wypadku ulga zostanie wycofana.

Jakie obowiązki ciążą na właścicielach kas rejestrujących?

Do obowiązków każdego użytkownika kasy rejestrującej należy:

  1. stosowanie kasy wyłącznie do ewidencji własnej sprzedaży
  2. wydawanie paragonów jako dowodów transakcji sprzedaży, gdzie nazwy usług na paragonie powinny jednoznacznie określać ich charakter
  3. wykonywanie fiskalnych raportów dobowych
  4. wykonywanie raportów miesięcznych
  5. przechowywanie papierowych lub elektronicznych kopii dokumentów kasowych, nie krócej niż przez okres 5 lat podatkowych, liczonych od końca roku w którym nastąpiła sprzedaż
  6. dokonywanie co 24 miesiące przeglądu technicznego kasy w zobowiązanym do tego punkcie serwisowym
  7. zgłoszenie do serwisu każdą nieprawidłowość w działaniu kasy
  8. przechowywania książki kasy (książki serwisowej) w miejscu użytkowania kasy i przez okres jej użytkowania oraz udostępniania jej na żądanie firmy serwisowej
  9. udostępnianie kasy do kontroli na żądanie właściwych organów
  10. w przypadku zaistnienia sprzedaży w danym dniu – wykonywania raportów dobowych
  11. w przypadku zaistnienia sprzedaży w danym miesiącu – wykonywania raportów okresowych (miesięcznych)

Do kogo należy obowiązek pamiętania o przeglądach okresowych i czy za ich nie wykonywania grozi jakaś kara?

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. określa termin dokonywania obowiązkowych, okresowych przeglądów urządzeń fiskalnych wykonywanych przez właściwy serwis w częstotliwościach nie dłuższych niż 24 miesiące (dawniej co 12 miesięcy). Za dotrzymanie terminu przeglądu odpowiedzialny jest właściciel urządzenia. W przypadku gdy podatnik nie dokona w obowiązującym terminie zgłoszenia urządzenia do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis może zostać zobowiązany do zwrotu ulgi udzielonej z tytułu zakupu kasy rejestrującej lub nałożona na niego kara finansowa wg uznania przez urzędnika skarbowego.

Większość urządzeń sprzedawanych w naszej firmie, posiada opcje przypominania o zbliżającym się obowiązkowym przeglądzie kasy rejestrującej. Nasza firma prowadzi jednocześnie bazę danych klientów informującą nas o zbliżających się przeglądach urządzeń, jeśli tylko posiadamy możliwość kontaktu z podatnikiem, zawsze przypominamy o zbliżającym się terminie.

Jakie kroki należy podjąć w przypadku zgubienia książki serwisowej kasy rejestrującej?

Zagubienie lub kradzież książki serwisowej należy niezwłocznie pisemnie zgłosić do właściwego urzędu skarbowego, po czym wystąpić do serwisu o wydanie duplikatu (załączając kopię zgłoszenia do US). Duplikat książki serwisowej jest płatny.

Awaria kasy, co ze sprzedażą i jak się od tego ustrzec?

W przypadku stwierdzenia przez podatnika awarii/nieprawidłowości w działaniu kasy niezwłocznie zawiadomić serwis. W przypadku awarii kasy sprzedaż można prowadzić przy użyciu kasy rezerwowej, a w przypadku jej braku – należy zaprzestać sprzedaży. Podatnik nie ma prawa do prowadzenia sprzedaży niefiskalnej. W przypadku gdy awaria kasy może stanowić duże zagrożenie dla firmy, zalecamy jednoczesny zakup kasy rezerwowej (w przypadku rozpoczynania pracy z kasami fiskalnymi i starania się o zwrot można uzyskać zwrot, na dwie lub więcej kas jednocześnie). Zalecamy by wybór urządzenia rezerwowego oparty był o tą samą markę, a najlepiej model, ze względu na późniejszy brak problemów z kompatybilnością, jak również obsługą przez personel.

Co zrobić z błędnie wystawionym paragonem?

Jeżeli paragon został już wydrukowany z urządzenia fiskalnego (kasy lub drukarki fiskalnej) to nie ma możliwości jego anulowania, bez względu jaki model urządzenia posiadamy. Można jednak dokonać “ręcznego” anulowania sprzedaży i odjęcia jej z dziennego obrotu.

  1. do anulowania paragonu konieczne jest posiadanie błędnie wystawionego paragonu.
  2. zaopatrzyć się w druki Anulowania Sprzedaży z Kasy Fiskalnej (zakupu można dokonać w księgarniach, bądź hurtowniach papierniczych)
  3. wypełnić stosownie druk i podpiąć błędnie wystawiony paragon fiskalny
  4. formularz wraz z paragonem fiskalnym przekazać księgowej, która odliczy z obrotu błędnie stworzoną sprzedaż

Kiedy należy wykonać raport dobowy fiskalny ?

Obowiązkiem każdego podatnika jest wykonywanie raportów dobowych fiskalnych. Raport dobowy należy wykonać na koniec każdego dnia, jeśli danego dnia miała miejsce sprzedaż, nie później jednak niż kolejnego dnia przed rozpoczęciem sprzedaży. Co oznacza w praktyce, jeżeli podatnik zapomni o wykonaniu raportu dobowego z danego dnia w którym miała miejsce sprzedaż, ma możliwość wykonania go  kolejnego dnia pod warunkiem, iż tego dnia nie została jeszcze rozpoczęta sprzedaż. Istnieje możliwość wykonania kilku raportów dobowych w ciągu jednego dnia, suma tych raportów daje nam kwotę dziennego obrotu. Ma to zastosowanie w momencie gdy kończymy w danym dniu pracę na kasie bądź drukarce fiskalnej robiąc raport dobowy, a zmuszeni jesteśmy do dokonania kolejnej sprzedaży, kończąc taką sprzedaż kolejnym raportem dobowym.

W dniu w którym nie prowadzimy sprzedaży na kasie fiskalnej nie ma obowiązku wykonywania raportów dobowych. Wykonywanie zerowych raportów dobowych jest niewskazane ze względu na zapełnianie pojemności pamięci fiskalnej, która w zależności od modelu kasy mieści min. 1830 raportów dobowych.

Kiedy należy wykonywać raport miesięczny?

Raport miesięczny jest to raport zawierający wszystkie raporty dobowe zapisane w pamięci fiskalnej w danym miesiącu oraz podsumowanie tych raportów. Raport miesięczny należy wykonywać przed rozpoczęciem sprzedaży pierwszego pracującego dnia kolejnego miesiąca, za poprzedni miesiąc, nie później jednak niż do 25 dnia każdego kolejnego miesiąca.

Zmiana serwisu kas rejestrujących, jak tego dokonać?

Decyzję o możliwości zmiany firmy prowadzącej serwis kasy podejmuje producent kasy. Zgłoszenia chęci zmiany firmy serwisowej kasy należy przesłać producentowi, który zgodnie z przepisami, odpowiada za organizację serwisu. Producent z kolei powiadamia o decyzji podatnika odpowiedni Urząd Skarbowy i serwisy. Można też zwrócić się z prośbą do wybranego serwisu (który chcemy żeby nam serwisował kasy fiskalne) z chęcią zmiany serwisu. Cały proces trwa średnio od kilku dni do 2 tygodni, w zależności od producenta kasy. Najczęściej zmiana serwisu wiąże się z naliczeniem opłat manipulacyjnych przez producenta kasy.

Jeśli chciałbyś zmienić serwis na nasz, zachęcamy do kontaktu, zajmiemy się wszelkimi formalnościami.

Likwidacja (odczyt pamięci fiskalnej) z kasy rejestrującej.

W przypadku zapełnienia się pamięci fiskalnej/zakończenia działalności pracy kasy rejestrującej. Podatnik ma obowiązek zgłosić w terminie 7 dni do właściwego Urzędu Skarbowego chęć dokonania odczytu pamięci fiskalnej. Odczyt pamięci fiskalnej wykonywany jest przez właściwy serwis i powinna odbywać się w obecności pracownika Urzędu Skarbowego, podatnika oraz serwisanta, w związku z powyższym najlepiej zgłosić się do swojego serwisu, który w porozumieniu z pracownikiem US, ustali odpowiedni termin (średni czas oczekiwania na odczyt może trwać do 2-tygodni). Odczyt pamięci fiskalnej urządzenia wiąże się z zaprzestaniem pracy kasy w trybie fiskalnym. Odczyt pamięci fiskalnej jest usługą płatną.

O czym należy pamiętać:

  1. Po odczycie kasy, należy książkę serwisową przechowywać przez okres 5 lat tak samo jak kopie dokumentów kasowych
  2. Likwidacja działalności przed upływem 3 lat od zainstalowania kasy fiskalnej zobowiązuje podatnika do zwrotu ulgi 90% ceny kasy fiskalnej (jeżeli podatnik korzystał z ulgi przy zakupie).