Kasa rejestrująca, powszechnie nazywana fiskalną, jest elektronicznym urządzeniem rejestrującym, które służy do prowadzenia zapisu obrotu oraz kwot podatku należnego ze sprzedaży detalicznej. Kasy fiskalne dopuszczone do sprzedaży i pracy w Polsce posiadają pamięć fiskalną, typu OTP (one time programing), zawierającą w pamięci tzw. numer unikatowy. W momencie zamykania doby (wykonanie raportu dobowego) w pamięci kasy rejestrującej zapisywane są informacje o wysokości kwot netto, podatku według aktualnych stawek VAT oraz łączna kwota podatku i należności brutto.

Każda kasa fiskalna sprzedawana na Polski rynek musi spełniać odpowiednie wymagania, określone przepisami ustanawianymi przez Ministerstwo Finansów. Potwierdzeniem uzyskania zgody na produkcje i sprzedaż kas w naszym kraju, jest uzyskanie właściwej homologacji i tylko kasy posiadające tego typu zaświadczenia mogą być używane do rejestracji sprzedaży.

Kasa fiskalna a drukarka fiskalna, czym się różnią?

Podstawowa różnica pomiędzy kasą fiskalną, a drukarką fiskalną polega na tym, iż kasa fiskalna posiada klawiaturę pozwalająca wprowadzać transakcję – sprzedawać usługi lub towary. Drukarka fiskalna zawsze współpracuje z zewnętrznym systemem sprzedażowym.

Kasa fiskalna

Kasa fiskalna przechowuje bazę towarów i usług oraz pozwala wystawiać paragony za pomocą wbudowanej klawiatury. W momencie zakupu nowej kasy należy wprowadzić do niej informacje o wszystkich swoich produktach lub usługach (tzw. PLU) podając nazwę, cenę oraz stawkę VAT. Dopiero po uzupełnieniu bazy PLU można rozpocząć sprzedaż.

Kupując kasę fiskalną należy pamiętać, iż sprzedaż przy użyciu programu komputerowego nie będzie możliwa. Niektóre kasy fiskalne da się połączyć z komputerem, ale żadna nie daje możliwości wydrukowania paragonu wystawionego na komputerze.

Drukarka fiskalna

Najważniejszą cechą drukarki fiskalnej jest to, że prowadzenie sprzedaży za jej pomocą wymaga posiadania komputera. Drukarka służy tylko do wydruków paragonów i zapisywania kopii na dodatkowej rolce papieru bądź karcie pamięci. W przypadku posiadania drukarki baza Państwa towarów i usług przechowywana jest na komputerze. Podobnie wszystkie paragony i faktury muszą być wystawiane przy użyciu specjalnie przeznaczonego do tego programu komputerowego. Zastosowanie tego typu rozwiązania, posiada wiele zalet, m.in.:

• prowadzenie gospodarki magazynowej (przy posiadaniu jednocześnie odpowiedniego oprogramowania)
• wykonanie różnego rodzaju analiz i raportów
• możliwość monitorowania pracy pracowników, jak również całej firmy

W przypadku wyboru zakupu drukarki fiskalnej należy mieć na uwadze, iż do jej pracy niezbędne będzie dokupienie zarówno komputera, jak i odpowiedniego dla Państwa oprogramowania. Cena drukarki fiskalnej, również znacznie przewyższa cenę kasy. Oczywiście w przypadku zdecydowania się na taki zakup nasza firma profesjonalnie doradzi, wdroży i przeszkoli zarówno w przypadku programów jak również sprzętów komputerowych.

Kopia papierowa, a elektroniczna?

Jedną z najbardziej zauważalnych różnic w urządzeniach fiskalnych, jest rodzaj zastosowanych w nich kopi paragonów

Urządzenia z kopią tradycyjną (papierową) posiadają 2 rolki papieru, jedna rolka na paragony dla klientów, druga rolka jako kopia dla Urzędu Skarbowego. Rozwiązanie to zgodnie w myśl przepisów Ministerstwa Finansów, wymaga składowania zadrukowanych rolek papieru z paragonami przez 5 lat podatkowych. Podatnik jest odpowiedzialny za należyte przechowywanie rolek fiskalnych, w odpowiednich warunkach, tak żeby zapewnić ich czytelność przez cały okres składowania. Rolki powinny być dostępne do wglądu na każde życzenie Urzędu Skarbowego.

Urządzenia z elektroniczną kopią paragonu posiadają tylko jedną rolkę papieru na paragony dla klientów (zazwyczaj dużo szerszą niż w kopii papierowej), kopia zapisywana jest elektronicznie na wbudowanej karcie pamięci SD. Karta pamięci ma pojemność 1 miliona paragonów co wystarcza na całą żywotność kasy. Szersza rolka papieru daje dodatkowe możliwości takie jak, krótsze paragony – obniżając koszty eksploatacji urządzenia średnio o 30-40% w porównaniu z kasą tradycyjną, łatwiejszą wymianę papieru, możliwość wprowadzania dłuższych nazw. Korzystając z elektronicznej kopii eliminujemy konieczność przechowywania rolek paragonów. Na życzenie Urzędu Skarbowego lub klienta można w każdej chwili wydrukować dowolną ilość kopi dowolnego paragonu i raportu.

Na czym polega fiskalizacja kasy?

Fiskalizacja jest jednorazową i nieodwracalną operacją polegającą na trwałym zapisie numeru NIP podatnika w pamięci fiskalnej. Fiskalizacja powoduje przełączenie kasy w tryb fiskalny, w którym raporty dobowe, zawierające sprzedaż dzienną, zapisują się do pamięci fiskalnej. Po tej operacji nie ma już możliwości przełączenia kasy ponownie w tryb szkoleniowy. Fiskalizacji dokonuje uprawniony serwisant na wniosek użytkownika kasy. Przeprowadzoną fiskalizację należy w ciągu 7 dni zgłosić do właściwego dla podatnika Naczelnika Urzędu Skarbowego, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego.